Este projeto levou cerca de 6 meses para ser finalizado. Aqui, vou contar um pouquinho sobre como foram todos os processos.

Cenários – Vamos levar em conta que:

  1. Este sistema web atende às escolas de dança do Brasil e Portugal. Nele é possível controlar todo o movimento da escola: financeiro, cobrança, chamada dos alunos, matrículas, venda de produtos para as aulas, cadastro dos pais e alunos, tarefas diárias dos assistentes. Tudo de acordo com o nível de acesso;
  2. O produto já existia e já tínhamos clientes utilizando, ou seja, não poderia mudar tudo do dia pra noite porque impactaria clientes e não ajudaria na absorção das mudanças (aqui para saber mais dicas);
  3. O projeto foi fechado inicialmente em avaliação heurística do sistema atual, entrevistas por telefone, testes de usabilidade e proposta de novo layout. Levando em conta o custo x tempo de entrega, foi um projeto bem legal e consegui obter resultados bem positivos;
  4. O cliente já tinha enviado um questionário para toda a base para colher informações iniciais sobre os seus clientes;
  5. Como é um sistema web com clientes em todo o Brasil e Portugal, fiz testes de usabilidade e entrevistas por Skype e telefone. Com isso, consegui ser ágil e conversei com diversos perfis de clientes (desde secretárias da escola até o proprietário).

As entregas foram separadas por quinzenas

Todas as entregas foram separadas por quinzena: a cada 15 dias eu conversava com o cliente e fazia um pacote de entrega de acordo com o que tínhamos definido no início do projeto. 

Após conversas iniciais com a equipe do projeto e entrega de contatos dos clientes (pedi perfis específicos de clientes, aqueles que mais reclamam, novatos, mais antigos e assim por diante), dividi o projeto em entregas principais para agilizar e foi ótimo! Quando estava fazendo as últimas entregas os desenvolvedores já estavam finalizando o código das primeiras propostas.

  • Avaliação heurística;
  • Entrevista com clientes;
  • Organização do menu do sistema (sem card sorting $$$$);
  • Fluxo de chamada de presença dos alunos;
  • Fluxo da ficha do colaborador;
  • Contas a pagar e receber;
  • Loja da escola (eles tem muito retorno financeiro, vendem de lanches a roupas);
  • Entrega das telas validadas através de testes de usabilidade;
  • Entrega de um padrão de layout com vários componentes que o desenvolvedor poderá utilizar na construção de telas futuras;
  • Foram entrevistadas cerca de 12 usuários do sistema além dos Stakeholders.

Pesquisas: conversa com clientes e testes de usabilidade

Durante as entrevistas, consigo levantar o que tem de positivo hoje no sistema e o que não está atendendo. Os melhores clientes, são os que mais reclamam e mais falam durante as entrevistas. :)

“A cobrança de débito é ótimo, eu seleciono e mando um comunicado para todo mundo mas se eu quiser mandar um boleto individualmente eu não consigo. Seria interessante se no comunicado pudesse anexar o boleto, hoje tem que salvar em PDF esse boleto e enviar por e-mail. Se eu clico no inadimplente e poderia já anexar o boleto embaixo igual se fosse uma caixa de e-mail normal. – Cliente do sistema durante a entrevista

E, além de todas as necessidades com funcionalidades, tenho que entender qual o local de trabalho do usuário, onde ele irá utilizar o sistema pois isso impacta no que ficará mais acessível e o que deve ficar “escondido” da tela inicial. Então, o dashboard financeiro, por exemplo, estava na primeira tela mas a assistente informou que o computador que usa fica na entrada da escola e todos os alunos veem o que ela está fazendo. Já o professor da escola, normalmente utiliza a chamada no tablet ou imprime uma chamada para utilizar na aula.

Painel financeiro precisa ficar “escondido” pois onde sempre fica gente na recepção e vê o que tem no monitor. – Cliente do sistema durante o teste

Conversar e validar as telas com os clientes, gera excelente feedback e traz novas ideias para o projeto, como vemos abaixo: um cliente pediu para informar a idade do aluno e o outro complementou com o nome do responsável:

Eu vi que vocês colocaram a idade do aluno na pauta, achei ótimo. Vou dar uma sugestão, se pudesse sair o valor da mensalidade e o nome do responsável na lista. – Cliente do sistema durante o teste

Conclusão – Antes e Depois

Abaixo, mostro um tela do sistema sem nomes, logotipos, ícones (não é possível divulgar nada). Ficou bem clean e focado apenas nas informações que os usuários realmente precisam para trabalhar.

Sempre que fazia uma alteração de layout, eu preparava mais uma bateria de testes com os clientes via hangout ou skype. O que consegui fazer online, eu fiz para agilizar e reduzir os custos com horas de projeto. Quando você mostra interesse em resolver um problema, o cliente também mostra interesse em ajudar e conversa bastante.

Depois: Retirei nomes, ícones, etc da interface. Tudo apenas para publicação aqui.

 

Até mais!

Caroline Zambon